Três princípios gerenciais clássicos de administração de tempo estão sendo seriamente questionados pelos estudiosos. Estes conceitos são:

1)     Faça uma lista das tarefas que você precisa executar diariamente e concentre-se nelas até que todas estejam executadas.

De fato, o modelo PBC proposto neste livro no capitulo 1, bem como outros conceitos apresentados em livros ou revistas disponíveis em bancas , pode ser aplicado em regime de “coaching de si mesmo.” Basta seguir as orientações e acompanhar um planejamento de forma disciplinada.  Assim a própria pessoa pode imprimir seu ritmo e fazer o trabalho de acordo com sua conveniência.

Fred veio recém-formado em Comunicação de Minas Gerais para Rio de Janeiro para tentar a sorte em televisão, área onde ele já tinha alguma experiência.  Diz Fred, “Vim para ser o próximo William Bonner da Globo.”  Já que a oportunidade não se apresentou de imediato, acabou se colocando numa pequena empresa de consultoria como “assistente de marketing” responsável por comunicação interna e diversas tarefas dadas pela sua chefia.

Passados três anos, Fred se desanimou com o trabalho e acabou saindo da empresa. Passou dois anos em pequenos trabalhos como autônomo, quando surgiu uma oportunidade para um trabalho temporário de três meses na empresa anterior de consultoria.

Foi neste momento que Fred resolveu dar uma virada na sua vida e partiu para um “auto-coaching” com base em um artigo de revista.  Fez seu planejamento e passou a seguir alguns passos simples propostos na revista. Inscreveu-se em curso de pos graduação, e passou a encarar a atividade de marketing com interesse e entusiasmo. A tarefa inicial de três  meses se transformou em função permanente. O antigo sonho de televisão passou a ser preenchido pelo fascínio da profissão agora assumida de marketing, que ele seguiu com profissionalismo e realização.

Logo, o auto coaching, aplicado no momento certo, pode resultar em grandes transformações.  Fred declarou “O artigo me deu a ordem necessária para direcionar minha vontade e dar uma virada na minha vida.” Foi o suficiente para ele dar uma guinada através do auto-coaching. 

Stakeholders são aqueles indivíduos positivamente ou negativamente afetados pelas atividades ou resultados finais de um projeto. Eles têm algo a ganhar ou a perder: têm direitos ou interesses no projeto. Isso envolve as pessoas que trabalham no projeto, aqueles que o influenciam e os que serão impactados por ele.

O que é Administração de Stakeholders e porque se preocupar com isso?

Construção e engenharia, mudança organizacional, melhoria contínua ou tecnologia da informação: independentemente da natureza dos projetos, a influência dos fatores humanos pode determinar o sucesso ou o fracasso dos mesmos. Considerada no passado uma tarefa exclusiva de profissionais de formação técnica, afeitos às ferramentas, instrumentos e metodologias, a moderna gestão de projetos requer o aprendizado e uso de habilidades comportamentais políticas e psicológicas. Ser técnico não é mais o bastante. Negociar, motivar, liderar e comunicar são algumas das novas habilidades no gerenciamento de projetos.

Apesar de haver alguma consciência na comunidade sobre o assunto desde os anos 60, o reconhecimento da necessidade de se investir em profissionais de projetos de forma holística cresceu muito a partir dos anos 90. Muitos experts internacionais fazem hoje questão de enfatizar as pessoas e sua contribuição no desen­volvimento de projetos.

Executar projetos dentro do prazo e orçamento previsto, atender à qualidade especificada e satisfazer às expectativas da empresa proprietária do projeto são os indicadores de sucesso na administração de projetos.

Sobre as áreas de Recursos Humanos geralmente pesa a responsabilidade de escolher e contratar um coach para um ou mais executivos da empresa.  Diante de tantas ofertas de mercado como escolher o profissional que terá condições de fornecer os resultados esperados?  O que vale mais: tempo de experiência? Formação? Ter prestado serviços para grandes e pequenas empresas?  Tudo isso junto? 

Gerenciar o tempo em um projeto é um grande desafio. A todo tempo lidando com o fator humano, podemos estar certos de que a palavra mudança estará sempre presente. Isso é simples de ser observado quando paramos para pensar no mundo tecnológico que nos cerca (celulares, softwares, computadores, palms, etc). Não é necessariamente uma mudança que faz o projeto fracassar, mas a falta de um controle de alterações e da utilização adequada das ferramentas para monitorar essas mudanças.

"Como aproveitar melhor o seu tempo?" é o tema de diversos artigos e programas de treinamento dirigidos ao executivo brasileiro. No Exterior também há uma preocupação crescente com a necessidade de racionalizar o tempo do executivo. Existem até empresas especializadas na exploração dos vários aspectos de tempo, oferecendo, inclusive, publicações dos mais variados tipos, dispositivos de controlar o tempo e programas de treinamento direcionados aos diversos níveis existentes dentro das organizações.

Pergunta-se se os princípios pragmáticos e simples de Administração de Tempo podem ser aplicados à área de Gerenciamento de Projetos, onde a figura clássica do Gerente é aquele elemento catalizador que liga diversos grupos e que opera dentro de um complexo esquema de elevado dinamismo. Podem estes princípios funcionar quando as pressões e conflitos estão sempre presentes e a urgência e o imediatismo conclamam constantemente as atenções do Gerente?

Todos os dias somos lembrados que o sucesso do passado não garante mais o sucesso no futuro e que cada vez mais as organizações precisam de alta flexibilidade, para se ajustarem à velocidade imposta pelas mudanças do mercado.

A comunidade mundial de gerenciamento de projetos tem comentado sobre a nova revisão do PMBoK®, 4ª edição, a ser lançada no final deste ano de 2008.

Você, executivo, gerente, profissional, pode aumentar sua autoridade na empresa quando quiser.

–     "Como?" você pode perguntar. "Isto não dependerá do reconhecimento das minhas qualidades pelos meus superiores, bem como de uma ocasião oportuna para homologar o aumento de autoridade?"

O tempo não Pára" já dizia o poeta Cazuza; e não pára mesmo. Vivemos num mundo que anda rápido, no ritmo dos nanosegundos, uma compressão do tempo tão pequena que seria como se a vida útil de um homem de 40 anos de trabalho fosse comprimida em menos de 5 minutos. O tempo é o único ativo que não conseguimos recuperar, pois é o único que nenhuma técnica, tecnologia, metodologia ou mesmo política de relacionamento consegue fazer com que volte atrás.

Para as empresas este aprendizado é fundamental para entender alguns pontos na relação com seus clientes internos, externos e potenciais. Nada causa maior desconforto, nos dias de hoje, do que a sensação de frustração pela perda de tempo, não é verdade? Você gosta de perder mais do que 1 minuto para ser atendido ao telefone? Mais do que alguns segundos para receber uma mensagem pelo e-mail? Que tal ficar mais do que 15 minutos numa fila para pagar uma conta (olha que estou sendo generoso com esta Lei sobre atendimento bancário)?

Reduzir os níveis hierárquicos de uma organização e torná-la enxuta é um projeto.  Implementar um programa de melhoria da qualidade ou da produtividade é um projeto.  Atingir metas anuais e instalar um “home Office” são projetos.  O mesmo é válido para uma nova campanha de marketing, ou uma atualização tecnológica para eliminar a papelada, ou a organização de uma megaconvenção para o Rotary International.  Isso para não mencionarmos as coisas óbvias, como a construção de uma nova loja de conveniência, a implementação de um sistema de bancos de dados integrados, ou o gerenciamento da viagem de um Pathfinder para Marte.  Centenas de atividades realizadas no dia-a-dia das empresas estão relacionadas com projetos.

Como maximizar valor para os investidores através do gerenciamento de um empreendimento é o desafio enfrentado por gerenciadores ao longo das diversas fases de grandes projetos. Tanto o próprio investidor, quanto o sponsor e o gerente de projeto têm o interesse e responsabilidade de administrar as muitas variáveis de forma que os fatores custo, prazo e qualidade sejam otimizados. Já que as pressões são grandes, as variáveis muitas e os recursos geralmente escassos, persististe a pergunta: “Como maximizar o valor de um empreendimento através das boas praticas do gerenciamento?”

Performance. Resultados. Produtividade. Qualidade. Custo-benefício. Rapidez. São palavras que se ouve cada vez mais na área de Recursos Humanos nas empresas. Esta preocupação tem origem no mercado que exige produtos e serviços que atendam aos requisitos de performance, custo, prazo e qualidade. Em função desta pressão, a alta administração incentiva toda a organização a se esforçar para atender as demandas do  mercado. Consequentemente, Recursos Humanos, que há poucos anos ocupava uma posição de apoio e “overhead”, agora se vê obrigado a demonstrar como contribuir para melhorar o desempenho global da empresa. Em algumas empresas, implantou-se até o conceito de “RH como centro de lucratividade.”

Por ser pautado no trinômio qualidade-custo-prazo, “project management”, ou gerência de projetos, oferece soluções para aumentar a contribuição de RH para a performance da empresa. Por exemplo, há soluções específicas para melhorar o desempenho na área de RH. Uma abordagem mais abrangente envolve  a capacitação do pessoal da empresa  em “project management”, visando aumentar a produtividade nos projetos em várias áreas. E finalmente há a solução empresarial, que visa capacitar a empresa como um todo para se administrar “por projetos.”  

Todas as áreas de conhecimento trazem excelentes informações para o dia-a-dia da profissão, portanto aproveite para “matar dois coelhos com uma cajadada só”: ser aprovado no exame e tirar boas dicas para o seu trabalho. Siga os 8 passos.

1º Passo: Obter a carta de elegibilidade