A comunidade mundial de gerenciamento de projetos tem comentado sobre a nova revisão do PMBoK®, 4ª edição, a ser lançada no final deste ano de 2008.
Uma das alterações propostas é a inserção de mais um processo em Gerenciamento de Escopo: Coletar Requisitos (Collect Requirements). Este novo processo teria como finalidade definir e documentar as características dos produtos e serviços do projeto que irão satisfazer as necessidades e expectativas dos stakeholders.
O Processo de Coletar Requisitos vem atender a demanda da dificuldade que a equipe do projeto tem em entender as necessidades e expectativas dos principais envolvidos em um projeto. Os requisitos são condições ou capacidades que devem ser supridas pelo produto, serviço ou resultado do projeto, a fim de satisfazer um contrato ou outro documento formal. Eles precisam ser definidos, analisados e reportados em um nível de detalhe suficiente para ser acompanhado e controlado durante a execução do projeto.
Há de se ressaltar que as características e funcionalidades do produto bem como os objetivos finais do projeto e as expectativas das partes interessadas são de extrema relevância para o sucesso do projeto.
A coleta dos requisitos dos stakeholders, isto é, o entendimento do escopo na visão do cliente, irá facilitar os outros dois processos de planejamento que são a Definição de Escopo do projeto e a Criação da EAP (Estrutura Analítica do Projeto). Para iniciar a coleta do escopo do cliente é necessário o perfeito entendimento das necessidades e expectativas do mesmo pois o que ele está solicitando pode resolver ou não o problema que o levou a solicitar o projeto.
Este novo processo apresentado no draft da 4ª edição do PMBoK® tem como entradas o Termo de Abertura do Projeto (Project Charter) e o Registro dos stakeholders. No Termo de Abertura do Projeto encontramos os objetivos em uma visão macro do projeto bem como a descrição sucinta dos produtos do mesmo. O Registro dos stakeholders é utilizado para identificar as partes envolvidas no projeto de forma a prover informações detalhadas de suas expectativas sobre o projeto.
As ferramentas e técnicas utilizadas no Processo de Coletar Requisitos são
entrevistas, Grupo de Foco (reunir os principais stakeholders e especialistas do projeto para que possam unificar o entendimento sobre os resultados que podem ser obtidos após a conclusão do projeto), Workshops (Oficinas de discussão que reúnem as diferentes partes envolvidas do projeto), Técnicas criativas de grupo (Brainstorming, classificação, Técnica de Delphi, Mapa Mental), Técnicas de tomada de decisões em grupo (a tomada de decisões pode ser feita de cinco maneiras: unânime, majoritária, consenso, pluralidade e, ditatorial), Técnicas de questionamento e pesquisa, Técnicas de Observação e, Protótipos (é um método utilizado para se obter uma resposta mais rápida sobre os resultados do projeto).
As saídas do Processo de Coletar Requisitos são três: Plano de Gerenciamento do Escopo (como as atividades de coleta de requisitos serão planejadas, controladas e reportadas; quem pode solicitar e autorizar alterações no escopo do cliente; quem irá avaliar o impacto dessas alterações e sua repercussão nos projetos que possuam interdependência, freqüência na avaliação do escopo do projeto), Matriz de Requisitos (é uma matriz que associa os requisitos à solução de problemas, ao aproveitamento de oportunidades, ao cumprimento de metas, aos objetivos da organização, às entregas do projeto) e, Documentação de Escopo do Cliente (requisitos dos stakeholders podem ser especificações funcionais e não-funcionais, requisitos de qualidade, regras da organização, impacto em outras entidades ou sociedades).
Portanto o processo de Coletar Requisitos é a base para a definição e estruturação do escopo do projeto a serem realizadas pelos processos “Definir Escopo” (cuja saída é a Declaração de Escopo) e “Criar a EAP”, que são os outros dois processos de planejamento na 4ª edição do PMBoK®. Vamos aguardar a publicação oficial desta nova edição e acompanhar os comentários á respeito deste novo Processo de gerenciamento de Escopo.
Karolina Poznyakov, PMP, é integrante da equipe de consultores em gerenciamento de projetos da Dinsmore Associates.
Referências:
- PMI, Project Management Institute (2008). PMBOK (Project Management Body of Knowledge) Guide Fourth Edition Exposure Draft – PMI.
- Revista Mundo PM – Ano 4, nº 22 – 2008