Projetos Bem Sucedidos Dependem dos Stakeholders

Stakeholders são aqueles indivíduos positivamente ou negativamente afetados pelas atividades ou resultados finais de um projeto. Eles têm algo a ganhar ou a perder: têm direitos ou interesses no projeto. Isso envolve as pessoas que trabalham no projeto, aqueles que o influenciam e os que serão impactados por ele.

O que é Administração de Stakeholders e porque se preocupar com isso?

A administração de Stakeholders é uma abordagem estruturada voltada à compreensão da influência exercida pelos participantes, patrocinadores e supervisores do projeto, e ao subsequente planejamento para se influenciar cada um dos envolvidos. A palavra chave aqui é “estruturado”, em contrapartida à utilização da abordagem meramente intuitiva. Embora os stakeholders de um projeto venham sendo sempre administrados de uma forma ou outra, a administração estruturada de stakeholders permite uma visualização global de tudo o que se precisa fazer para influenciar todos os formadores de opinião.

A falta de uma sistemática para lidar tanto com os participantes diretos quanto os demais stakeholders que atuam por trás dos panos, é um convite aberto para o desastre. Mais cedo ou mais tarde, alguém lançará sobre a mesa do projeto um obstáculo inesperado.  No mínimo, esse obstáculo implicará em voltar atrás, fazer re-trabalho e lidar com muitos conflitos.

Quem são os Stakeholders?

Dizem que os astronautas da NASA adicionaram as seguintes palavras: “...e o traremos são e salvo de volta à Terra” ao objetivo inicialmente exposto pelo Presidente Kennedy, referente ao Projeto Apollo. O Presidente Kennedy havia se limitado inicialmente a dizer “Antes do final desta década, colocaremos um homem sobre a lua.”

Certamente o astronauta Neil Armstrong se sentiu um stakeholder importante no Projeto Apollo. Algumas pessoas têm mais a perder ou a ganhar do que outras, exatamente como o porco e a galinha na produção de bacon e ovos: sem sombra de dúvidas o comprometimento do porco é maior. A seguir listamos alguns stakeholders com diferentes envolvimentos.

Campeões ou Patrocinadores - Os membros deste grupo são, em parte, responsáveis pela existência do projeto. São eles que geralmente iniciam o movimento e estão interessados em ver o projeto atingir o estágio operacional. Exemplos são os investidores, diretores, a alta gerência, clientes (externos ou internos) e políticos (municipais, estaduais ou federais).

Participantes - Este grupo realiza as tarefas do projeto. Os papéis da equipe se relacionam ao projeto em si. Geralmente não estão presentes na fase inicial de conceituação e provavelmente não seguirão para a fase operacional. Alguns papéis chaves são: o Gerente do Projeto, os membros da equipe, fornecedores, empreiteiros, especialistas e agências reguladoras.

Stakeholders Externos - Embora não estejam envolvidos diretamente, podem sofrer com os “efeitos colaterais” do projeto. Em outras palavras, eles podem ser afetados pelo projeto à medida que este se desenrola ou pelo seu resultado final, uma vez implementado. Eles também podem influenciar o traçado  do projeto, Exemplos de stakeholders externos são: ambientalistas, líderes de comunidade, grupos comunitários, a mídia, e familiares dos integrantes do projeto.

Quais os passos para a Administração bem sucedida de Stakeholders?

Apesar da  intuição ser importante para lidar com stakeholders, uma abordagem passo a passo é recomendada para assegurar que todos os fatores relevantes sejam considerados. Segue uma sugestão da sequência de atividades para garantir que os stakeholders sejam administrados adequadamente:

1 . Identifique e colete informações preliminares sobre os stakeholders. Faça uma lista de todos que reivindicam parte do resultado do projeto. Isto inclui os campeões, os  participantes e os stakeholders externos. Lembre-se de que os stakeholders  devem ser identificados como pessoas, não apenas como departamentos ou grupos.

2 . Analise o provável comportamento dos stakeholders e/ou impacto em potencial. Até que ponto os stakeholders podem causar impacto no projeto? E até que ponto seu comportamento pode ser influenciado? Aqui está uma forma simples de classificar stakeholders:

a = stakeholders que podem ser fortemente influenciados

b = stakeholders que podem ser influenciados moderadamente

c = stakeholders que podem sofrer pouca influência

Os Stakeholders podem ser classificados também pelo grau de impacto sobre o projeto:

d = stakeholders que exercem  forte  impacto sobre o projeto

e = stakeholders de médio impacto sobre o projeto

f  = stakeholders de baixo impacto sobre o projeto

3 . Planeje como deve lidar com cada stakeholder. O planejamento de como lidar com stakeholders deverá ser feito “sob medida”  em função das seguintes perguntas:

·       Quem deve interagir com o stakeholder?

·       Qual o melhor “timing” para fazê-lo?

·       Qual o objetivo ou posição verbalizada pelo stakeholder com relação ao projeto?

·       Qual a  provável agenda oculta do stakeholder?

·       Quais as influências exercidas sobre o stakeholder?

·       Quais as abordagens que devem ser usadas?

As respostas a essas perguntas fornecerão as informações necessárias para se elaborar as táticas para lidar com os stakeholders. Para cada stakeholder, é preenchida uma ficha pela gerência do projeto, listando as características básicas, o responsável pelo acompanhamento do stakeholder, as ações e iniciativas a serem tomadas e os respectivos prazos para sua realização.

4 . Implante e mantenha a estratégia. Esta fase demanda a execução de atividades específicas: por exemplo, assegurar-se de que ações específicas, partes responsáveis e datas sejam formalmente estabelecidas; ajuste da estratégia de implementação de acordo com as necessidades; implementação da estratégia de acordo com a importância relativa dos stakeholders (ex.: maior ênfase num número menor de stakeholders que tenham grande impacto sobre o projeto, esforços normais sobre um grupo intermediário e atenção moderada sobre aqueles de menor impacto).

Conclusão