Para vencer a crise econômica, a fórmula é simples: trabalhar com maior eficácia, reavaliar prioridades em projetos e evitar re-trabalho. Este momento desafiante pede uma abordagem estruturada e ao mesmo tempo suficientemente flexível para se ajustar às flutuações do mercado. Exige também uma metodologia que comprovadamente produz resultados tanto em tempos normais quanto nos turbulentos.
A aplicação customizada do gerenciamento de projetos atende exatamente a estes propósitos. O gerenciamento de projetos é uma disciplina gerencial cuja hora é esta. Devido às mudanças aceleradas no mundo de negócios, as corporações se deparam com o gerenciamento de um portfólio cada vez mais crescente de projetos. E estes projetos tendem a ser muito mais complexos, e mais desafiantes em termos de prazos, custos e qualidade, independentemente se forem de natureza de engenharia e construção, telecomunicações, tecnologia da informação, mudança organizacional, lançamento de novos produtos, ou de outra natureza.
O gerenciamento de projetos tem há muito sido a forma pragmática de conseguir fazer as coisas certas dentro do prazo e do orçamento. Quando o módulo lunar Eagle aterrissou na lua em 1969, foi o gerenciamento de projetos que o colocou lá. Ironicamente, o brilho desse sucesso foi tamanho que, por vinte e cinco anos, relacionou-se o gerenciamento de projetos com produtos de tecnologia de ponta e de grande escala de produção no mundo da construção civil e das indústrias aeroespacial e de defesa. Mas tudo isso já mudou. Num mundo em que todos os esforços dos negócios precisam ser tão focalizados e voltados para resultados como um vôo para a Lua, as organizações estão aplicando o gerenciamento de projetos para atingir necessidades estratégicas corporativas, ao invés de simplesmente realizar projetos específicos e isolados. Essa versão atualizada do gerenciamento de projetos permite que as organizações se vejam como organismos dinâmicos compostos de incontáveis projetos cuja realização é gerenciada simultaneamente. Enquanto alguns projetos são abortados, outros são iniciados, de modo que um núcleo constante de projetos gera as mudanças necessárias para que a empresa se mantenha atual e competitiva.
Eis alguns assuntos onde as técnicas e conceitos de gerenciamento de projetos podem produzir bons frutos em fases de crise econômica:
1. Reduzir custos em projetos grandes
2. Encurtar prazos para antecipar entrada em operações
3. Reduzir escopo ou fazer apenas parte do projeto
4. Re-examinar o Portfolio de Projetos a luz do novo cenário (re-classificar em categorias de projetos: necessários, desejáveis ou postergáveis)
5. Criar a cultura de empresa “projetizada”, onde todas as iniciativas de porte e importância são percebidas e administradas como projetos dentro de critérios de prazo, custo e qualidade
6. Se a organização tiver um PMO – Project Management Office (Escritório de Projetos), designar esta unidade para avaliar a melhor forma de otimizar todos os projetos da empresa.
Muita empresa já vem aplicando o gerenciamento de projetos como uma abordagem de amplo alcance para a formulação de planos e o acompanhamento do dia a dia dos negócios. Em outras palavras, o gerenciamento de projetos vem se tornando parte da filosofia gerencial das organizações, assim como a qualidade total, a satisfação dos clientes ou a administração enxuta. Ele está se tornando inerente, parte integrante da empresa, uma forma consagrada de atingir metas. Esta empresa naturalmente tem estruturas e filosofias de gestão de projetos, e já contam com seus PMOs para administrar os ajustes necessários.
Para as empresas que ainda carecem de estrutura e filosofia de projetos, vale aproveitar a crise para tornar a organização mais focada, mais objetiva, e mais eficaz. E mesmo para as organizações razoavelmente projetizadas, convém dar atenção imediata às 6 prioridades relacionadas acima.
Assim o benefício de aplicar o gerenciamento de projetos à crise, se torna visível e factível. A empresa passa a colher os frutos da abordagem projetizada, em função da alta probabilidade de ter seus projetos, devidamente re-priorizados e contextualizados, entregues dentro dos critérios de custo, prazo e qualidade. Os efeitos da crise, portanto, se amenizam pela aplicação focada do gerenciamento de projetos.