1 - Introdução
O
homem destacou-se evolutivamente dos outros animais pela capacidade de
articular ações organizadas para obter os recursos necessários para sua
sobrevivência. Grande parte deste sucesso se deve ao desenvolvimento da
habilidade de comunicação que permitiu, por exemplo, o desenvolvimento de
estratégias de caça em grupo, imprescindíveis para a manutenção da espécie.
Trabalhos em grupo permanecem importantes para a sobrevivência humana.
De
natureza gregária e vivendo em sua maioria em cidades, as pessoas são obrigadas
a conviver socialmente. A especialização do trabalho ampliou a dependência
mútua. Por exemplo, como vestir roupas, se não comprá-las? Como comprá-las, se
alguém não as fabrica? Para todas estas, a comunicação é fundamental.
O
gerenciamento efetivo de um projeto depende fortemente da capacidade de
comunicação do gerente do projeto. Particularmente, a capacidade de falar em
público ganha força uma vez que o contexto do gerente de projetos é permeado
por diversos públicos: clientes, fornecedores, equipe do projeto, empresa
executora, alta gerência e outros.
2 – Comunicação em público para gerentes de
projetos
Por comunicação entende-se
tornar comum uma ideia entre duas partes, emissor e receptor. Envolve
compartilhar sinais, símbolos e significados em prol do entendimento mútuo.
Quando há uma intersecção entre os campos de entendimento do emissor e
receptor, pode-se atestar o estabelecimento do processo comunicativo. As
empresas são ambientes propícios para se observar estas dinâmicas pois os
trabalhos são realizados pela interação entre pessoas.
Projetos são tipos especiais
de trabalho com o agravante de serem cerciados por condições de tempo limitado
e unicidade. Estas restrições
potencializam as consequências negativas de um processo não efetivo de
comunicação. Por isso, o gerente de projetos passa a maior parte de seu tempo
em atividades comunicacionais: lendo, escrevendo, ouvindo ou falando, além da
linguagem corporal.
Nestas condições, a habilidade de comunicação
em público ganha importância. Projetos são conduzidos por um gerente juntamente
com sua equipe visando atender às necessidades dos interessados no projeto.
Desta forma, o gerente de projetos depara-se frequentemente com a necessidade
de falar para um público, com vistas a informar, motivar ou persuadir os stakeholders. Como exemplo, cita-se
reuniões e apresentações para os interessados no projeto.
3 – Gerenciamento das comunicações em projetos
O PMI sugere a divisão do
gerenciamento das comunicações em cinco processos. O primeiro, identificar as
partes interessadas, passou no PMBOK quarta edição, a ser o primeiro processo
recomendado que o gerente de projeto faça depois da emissão do termo de
abertura do projeto. Consiste em reconhecer os stakeholders de forma geral, para depois destacar os stakeholders formadores de opinião (Key stakeholders), e preparar
tratamentos para lidar com os diferentes perfis de pessoas. Vale lembrar que
temos ”stakeholders do bem“ e “stakeholders do mal”, sendo respectivamente,
aqueles que apoiam e não apoiam o sucesso do objetivo do projeto.
Em seguida, o instituto
recomenda planejar as comunicações, respondendo as perguntas fundamentais para
o fluxo de informações no ambiente de projeto: quem recebe, quando recebe, quem
envia qual informações e por que meio. As respostas municiam o gerente de
projetos e a equipe na construção do plano de gerenciamento das comunicações.
Durante a fase gerencial de
execução do projeto, ocorrem os processos distribuir as informações e gerenciar
as expectativas das partes interessadas. Distribuir as informações é
basicamente executar as atividades previstas no plano de gerenciamento das
comunicações. Gerenciar as expectativas das partes interessadas visa controlar
a aplicação da fórmula da satisfação dos stakeholders
(satisfação = percepção - expectativa).
Por último, durante o
monitoramento e controle do projeto, o PMI recomenda relatar o desempenho do
projeto que visa distribuir informações específicas sobre o status, progresso,
previsões e tendências do projeto. Assim como, a divulgação de índices de
acordo com alguma técnica, por exemplo, a análise de valor agregado.
4 - Conclusão
Portanto, a necessidade de
viabilizar os resultados do projeto, respeitando restrições diversas e buscando
o apoio da equipe de projeto e demais partes interessadas, demonstra aos
gerentes de projetos a importância do desenvolvimento da habilidade de comunicação
no campo pessoal (comunicação interpessoal e em público) e processual
(processos de gerenciamento das comunicações em projetos).